Herramientas Básicas de calidad: la hoja de chequeo

En los años 50, los japoneses comenzaron a aprender y aplicar las herramientas de control estadístico de la calidad, desarrolladas en décadas anteriores por Walter Shewhart y W. Edward Deming. Sus progresos en la mejora continua lideraron la expansión de estas técnicas y herramientas y su uso intensivo en los procesos de control  y mejora de la calidad.

Kaoru Ishikawa, cabeza visible de la Japanese Union of Scientists and Engineers (J.U.S.E.), extendió su uso con la introducción de las llamadas 7 herramientas de control de la calidad (7QC), que pueden considerarse como las herramientas básicas de gestión y control de calidad. Entre estas 7 herramientas se encuentra la hoja de chequeo.

Una Hoja de Chequeo, u Hoja de Revisión (check-list, en inglés), es una herramienta para registrar datos. Se emplea como herramienta de apoyo, cuando se necesite reunir datos para ayudar a identificar y cuantificar problemas y oportunidades para mejorar.

Los tipos de datos que pueden ser analizados usando hojas de chequeo son:

•        Número de veces que algo ocurre.

•        Tiempos necesarios para hacer algo.

•        Costes de ciertas operaciones  o actividades.

Una hoja de chequeo es un impreso, con formato de tabla o formulario, preparado por anticipado para registrar datos, de tal forma que se pueda recoger toda la información necesaria organizada en campos, bien con una simple marca de chequeo o bien seleccionando la respuesta a una pregunta de entre una lista de opciones.

Las hojas de revisión pueden tener distintas finalidades:

• Controlar una variable en un proceso.
• Controlar una actividad dentro de un proceso.
• Llevar un control de productos, servicios, instalaciones, etc..
• Estudiar la presencia de determinados defectos, así como sus causas.
• Etc.

Para utilizar la hoja de chequeo como herramienta de control y mejora, se debe:

1)    Hacer una lista de todos los requisitos de datos, preguntando:

·         ¿Qué pasa?

·         ¿Quién lo hace / lo recibe / es responsable?

·         ¿Dónde ocurre?

·         ¿Cuándo ocurre (en qué hora del día, con qué frecuencia)?

·         ¿Cómo ocurre y cuánto?

2)    Determinar el formato de la hoja de chequeo o revisión

3)    Crear la hoja de chequeo (mediante herramientas ofimáticas, como word, excel o access de microsoft, sus equivalentes en software libre (libre office u otros) e incluso online, empleando google formularios.

4)    Establecer el periodo temporal de estudio. Algunas son de un solo uso, mientras otras abarcan el registro de los datos durante un periodo de tiempo (semanal, mensual, semestral, anual, etc.)

 5)    Empezar a reunir datos en la hoja de chequeo, completando los campos que organizan la información objeto de estudio.

6)    Contabilizar los resultados obtenidos en cada aspecto analizado. Presentarlos de algún modo que permita el análisis: tabla de resultados, gráfico de barras, etc.

7)    Analizar los resultados y obtener conclusiones.

Por último, recordar que un aspecto importante a tener en consideración es que esta  Herramienta es rediseñable, modificable en su formato, propósito o mecánica de implantación, o aplicable con finalidad diferente a la que en principio se propone. Esta flexibilidad permite su utilización en una amplia variedad de situaciones.

 

Imagen | K. Ishikawa

Más información | Normalización de Sistemas de Gestión; Siete herramientas básicas de la calidad